Office 365 / Exchange Online – E-Mails wiederherstellen

Situation: In einem Office 365 / Exchange Online Postfach/Konto wurden E-Mails gelöscht und die üblichen Lösungen („Gelöschte Elemente wiederherstellen“ bei dem „Gelöschte Elemente“ Ordner) funktionieren nicht. Um E-Mails wiederherzustellen gibt es noch die „In-Situ-eDiscovery und –Archiv“ Funktion im ECP (über das Admin Webinterface von Exchange Online)

Los geht’s: In das ECP Einloggen (i.d.R. https://portal.office.com/ecp) > Administrator > auf der linken Seite unten Administrator ausklappen > „Exchange“ auswählen und auf der neuen Seite folgende Dinge durchführen:

Im Hauptmenü auf „Berechtigung“ > Administratorrollen > Discovery Management (Popup geht auf) > bei Rollen: „Mailbox Import Export“ auswählen, alle anderen waren schon drin. Schlussendlich muss „Legal Hold“, „Mailbox Import Export“ und „Mailbox Search“ drin stehen!

Bei Mitglieder: das durchsuchende Postfach auswählen und zusätzlich den Benutzer eintragen, der den Suchtask ausführt (also der mit dem man gerade im ECP eingeloggt ist), auf Speichern gehen und ein klein wenig warten (kann bis zu 20 – 30 Minuten dauern bis die Einstellungen greifen)

Im Hauptmenü auf „Verwaltung der Compliance“ > In-Situ-eDiscovery und –Archiv > + > freien Namen vergeben > alle Postfächer durchsuchen > „Auf Kriterien basierte Filter“  auswählen > die Kriterien auswählen (z.B. alle E-Mails vom 20.04.2016 (Startdatum) – 25.04.2016 (Enddatum) die an den Empfänger (An) xyz@meinitblog.com gegangen sind) > Weiter > Dauerhaft aufbewahren

Nun wurde ein Task erstellt, jetzt dauert‘s ein klein wenig und wen man den Task markiert, sollten auf der rechten Seite einige Informationen angezeigt werden. Jetzt kann man oben den „Pfeil Runter“ Button drücken und es öffnet sich ein kleines Fenster > den Speicherort angeben und auf „Starten“ drücken. Nach dem Download findet man in dem ausgewählten Ordner eine .pst Datei, die in einem Outlook importiert werden kann um somit die darin liegenden (wiederhergestellten) E-Mails wiederherzustellen.

Wenn man folgende Fehlermeldung bekommt: „To execute a mailbox search, the user needs to have a SMTP email address“ muss dem Benutzer, der den Task ausführt, eine Lizenz zugewiesen werden damit dieser eine E-Mail Adresse für den Status usw. hat!